Política de conservación de datos personales. Cancelación y bloqueo.

A lo largo de la vida de una empresa se genera muchísima documentación, siendo uno de los comentarios más recurrentes entre nuestros clientes qué hacer con ella cuando se va acumulando, pasados ya algunos años.
Pues bien, para dar respuesta a dicha cuestión habrá que tener en cuenta los plazos legales de conservación y el destino de la misma una vez transcurridos dichos plazos. En este sentido, es importante que las empresas dispongan de una política de conservación o retención de datos y mantenerla actualizada.

Partimos de la base de que conforme a lo establecido en el artículo 5.1 e) del Reglamento General de Protección de Datos, la obligación de conservar datos personales de forma limitada tiene como objetivo que no se traten datos personales por más tiempo del estrictamente necesario para la finalidad para la que fueron recabados. Asimismo, el Considerando 39 del citado cuerpo legislativo señala que deberá garantizarse un mínimo estricto para la conservación de la documentación teniendo en cuenta los motivos por los que se necesita el tratamiento de los datos, así como las obligaciones legales para su conservación.

Los datos, por tanto, se conservarán durante los plazos legales de prescripción de responsabilidades derivadas de la relación establecida con los interesados, teniendo en cuenta que se mantendrán bloqueados, conforme a lo establecido en el art. 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. ¿Qué se pretende con el bloqueo? Impedir su tratamiento, incluso su visualización, salvo para la puesta a disposición de los mismos ante los jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes para la atención de las reclamaciones o acciones que de acuerdo a nuestro ordenamiento jurídico pudieran ejercitarse.

¿Durante cuánto tiempo deberán conservarse los datos bloqueados antes de su extinción física o borrado? Dependerá de la legislación que sea aplicable en cada caso (laboral, mercantil, civil, tributaria…). Cada legislación establece una serie de plazos de prescripción durante los cuales podrán ejercitarse las acciones pertinentes en defensa de los derechos de las partes en una relación jurídica.
Finalmente, transcurridos los plazos legales para la conservación de la documentación y, por tanto, finalizado el bloqueo de los datos para su supresión, se procederá a la eliminación física de los mismos, de forma que se imposibilite su recuperación posterior:

  • Si los datos están contenidos en soporte no automatizado, se procederá a la destrucción física de la documentación, mediante destructoras de papel, o recurriendo a empresas homologadas para su destrucción confidencial, obteniendo el certificado de destrucción documental que garantice tanto la gestión como el control de recogida, transporte y destrucción de material.
  • Si los datos están contenidos en soporte informático, se aplicarán métodos de borrado efectivos procediendo al borrado lógico de la información de forma segura o destruyendo los medios físicos que los contengan.

Es necesario que las empresas establezcan plazos de supresión o revisión periódica de los datos mediante la regulación de una política de conservación de datos y procedimientos para su bloqueo y posterior supresión, observando en todo momento los principios del Reglamento General de Protección de Datos.

Autora: S. Torres

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