Datos recabados por vía telefónica

Si bien, aunque lo habitual es que a la hora de recabar nuestros datos, ya sea para la contratación de un servicio o para la adquisición de productos, cumplimentemos documentos por escrito, de forma presencial o a través de una página web, últimamente, tiene lugar con mayor frecuencia la captación de datos por vía telefónica.
No obstante, las obligaciones en protección de datos, independientemente del medio utilizado para la recepción de datos, siguen siendo las mismas de forma que los datos sean tratados de forma leal, lícita y transparente.

¿Qué información y cómo debe transmitirse al interesado, si además la llamada va a ser grabada?

Nada mejor que responder a dicha pregunta con el siguiente ejemplo. Recientemente contactaron conmigo desde el Centro de Investigaciones Sociológicas (CIS), entidad pública responsable de las encuestas y sondeos de opinión de la sociedad española cuyas funciones quedan reguladas por Ley y he de decir que me sorprendió gratamente la observancia de todas las obligaciones en protección de datos.

Para la realización de la encuesta tan solo disponían de mi número de teléfono y la provincia a la que pertenecía, un detalle importante ya que presupone una previa minimización de datos, utilizando los datos estrictamente necesarios para el ejercicio de sus funciones.

Al inicio de la conversación, se advierte de la grabación de la llamada con el fin de dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones legales, así como de la voluntariedad de participación en la encuesta ya que pueden plantearse cuestiones de tipo político, religioso e ideológico o sobre la intimidad personal o familiar. Y a partir de ahí, se informa brevemente sobre los siguientes aspectos:

  • Identificación del Responsable del tratamiento y datos de contacto del Delegado del Protección de Datos.
  • Finalidad de la llamada
  • Voluntariedad para responder o no a las preguntas
  • Legitimación para el tratamiento de datos de los encuestados
  • Cesiones de datos previstas
  • Derechos que asisten a los encuestados
  • Dirección web para acceder a la información ampliada sobre protección de datos

Asimismo, además de lo anterior, informan sobre el plazo máximo de conservación de la información, la obligación que afecta al secreto estadístico público y el proceso de disociación aplicado sobre los datos, separando las respuestas de los encuestados de sus teléfonos.
Indagando algo más sobre este asunto localicé una consulta reciente efectuada por el CIS a la Agencia Española de Protección de Datos cuya respuesta desarrolla ampliamente todos los aspectos expuestos, recomendando su lectura en el siguiente enlace https://www.aepd.es/es/documento/2020-0049.pdf

Esto es precisamente una forma de proceder del todo correcta y así es como deberían actuar todas las empresas, con total transparencia en cuanto al tratamiento de datos personales de los afectados aportando seguridad y confianza.

Autora: S. Torres

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