¿Qué son los sistemas internos de denuncias o “whistleblowing”?
Son aquellos que pueden crear las empresas o las Administraciones Públicas con el fin de que sean informadas, incluso anónimamente, de la comisión de actos o conductas contrarias a la normativa cometidos internamente o por terceros relacionados con dichas entidades.
Para la implantación de este tipo de sistemas deberán observarse todos y cada uno de los requisitos establecidos en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales con el fin de garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la información tratada y proteger, por encima de todo, la identidad del denunciante en caso de que la denuncia no fuera anónima, así como del resto de personas afectadas.
En cualquier caso, los empleados y terceros deberán ser informados de la existencia y funcionamiento de los canales de denuncia internos, de forma que se haga un uso responsable y adecuado conforme a la finalidad que justifique su creación. Asimismo, y en concordancia con lo indicado, la información que se recabe para la gestión de las denuncias deberá ser la estrictamente necesaria.
¿Quién puede acceder a los datos contenidos en los sistemas internos de denuncias?
Únicamente el personal, interno o externo, que desarrolle las funciones de control y de cumplimiento del proceso relacionado con la gestión de los canales de denuncias internas.
No obstante, en caso de que se adopten medidas disciplinarias, el personal con funciones de gestión y control de recursos humanos dispondrá de acceso a la información que sea necesaria para su aplicación. De igual forma, en caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de un ilícito penal o administrativo, se comunicará a las autoridades competentes la información correspondiente.
¿Durante cuánto tiempo se pueden conservar los datos en el sistema interno de denuncias?
Se conservarán en el sistema el tiempo imprescindible para determinar la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos objeto de denuncia, con un límite de tres meses. No obstante, como excepción a la regla general, señalar que si lo que se pretende es dejar evidencia del funcionamiento del proceso de denuncias internas, podrá conservarse dicha información pero fuera del sistema.
¿Qué ocurre con aquellas denuncias que no prosperen? Podrán conservarse, pero solo de forma anonimizada, de forma que no identifiquen o hagan identificable a los afectados.
Por último y relacionado con este tipo de sistemas, no hay que perder de vista la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, que impone la obligatoriedad del establecimiento de los canales de denuncia internos, entre otros supuestos, para las entidades que tengan más de 50 trabajadores en su plantilla.
Es muy importante reforzar las medidas de seguridad técnicas y organizativas sobre dichos sistemas con el fin de que funcionen con todas las garantías.
Autora: S. Torres